N.2.7 Elektroniske fakturaer

Siden 1. januar 2004 har der været fælles EU-regler for udstedelse af elektroniske fakturaer vedrørende moms. Reglerne supplerer bogføringslovens bestemmelser herom. Reglerne har baggrund i Rådsdirektiv nr. 2001/115 af 20. december 2001 og er indarbejdet i momssystemdirektivet (2006/112) kap. 3 og 4. De fælles regler for elektronisk fakturering af leverancer vedrørende moms gør det muligt under visse forudsætninger at fakturere elektronisk overalt inden for EU.

Efter bekendtgørelsens § 45, stk. 1, er der 2 betingelser, der skal være opfyldt ved elektronisk fakturering:

1. køberen skal være indforstået med at modtage en elektronisk faktura, og
2. der skal være sikkerhed for både ægtheden af fakturaernes oprindelse og integriteten af fakturaernes indhold.

Denne sikkerhed kan efter de fælles EU-regler opnås gennem enten

• en elektronisk signatur, eller
• elektronisk dataudveksling (EDI).

Benyttes én af disse to metoder, kan elektronisk fakturering ske overalt i EU, f.eks. ved handel mellem virksomheder i forskellige EU-lande.

Virksomheder, der ikke anvender elektronisk signatur eller EDI, kan også benytte andre metoder til elektronisk fakturering, forudsat der er en sikker procedure, som tilgodeser, at kravene til ægthed og integritet overholdes. Denne metode kan benyttes ved handel mellem virksomheder her i landet. Skal metoden benyttes ved handel med virksomheder i andre EU-lande, skal myndighederne i det pågældende EU-land acceptere metoden. Den påhviler virksomheden selv at indhente en sådan accept fra det pågældende EU-land.

Efter bekendtgørelsens § 45, stk. 2, skal anvendelse af en elektronisk signatur være baseret på en avanceret elektronisk signatur, der minimum har et sikkerhedsniveau, svarende til f.eks. et OCES-certifikat (Offentlige Certifikater for Offentlig Service). D.v.s. at en anden tilsvarende elektronisk signatur er lige så anvendelig. Systemet med elektronisk signatur giver en sikkerhed, som er afgørende for troværdigheden, nemlig

• autenticitet (ægthed af oprindelsen) - hvilket giver modtageren af fakturaen sikkerhed for, at fakturaen stammer fra den, der har sendt fakturaen
• integritet - giver sikkerhed for, at der ikke er ændret i fakturaen undervejs

Herudover giver systemet mulighed for fortrolighed, f.eks. ved hjælp af kryptering - som giver sikkerhed for, at ingen uvedkommende kan få kendskab til indholdet i fakturaen. Dette er dog ikke et lovkrav, som kræves opfyldt.

D.v.s. at kravet om brug af en elektronisk signatur er opfyldt, hvis afsenderen benytter en avanceret elektronisk signatur svaret til OCES-certifikat, uanset om modtageren har digital signatur.

Der henvises i øvrigt til www.digitalsignatur.dk.

Efter bekendtgørelsens § 45, stk. 3, er det en forudsætning for anvendelse elektronisk dataudveksling (EDI), at der mellem køber og sælger foreligger en konkret aftale, som fastsætter sikre procedurer for den elektroniske udveksling af fakturaer ved hjælp af EDI. Anvendelsen forudsætter, at parterne benytter og opretholder de særlige metoder og regler, som er nødvendige for datasikkerheden, ægtheden af deres oprindelse og integriteten af deres indhold. Kortfattet er den elektroniske udveksling (EDI) baseret på:

• en aftalt standard,
• en konkret aftale mellem parterne (før fakturaen sendes elektronisk), og
• dataoverførsel, som automatisk kan forstås óg håndteres af virksomhederne uden iværksættelse af særlige indgreb.

Elektronisk dataudveksling (EDI) er ikke begrænset til særlige standarder som f.eks. EDIFACT.

Efter bekendtgørelsens § 45, stk. 7, er der mulighed for at anvende andre metoder end elektronisk (digital) signatur og EDI, forudsat, at der er en indforstået aftale mellem sælger og køber samt en forretningsgang, der sikrer at ægtheden og integriteten opretholdes. Som eksempel på en sådan anden metode kan nævnes den måde, hvorpå pengeinstitutterne udbyder internetbank, der bl.a. er baseret på aftaler mellem parterne og password-systemer samt evt. kryptering af data.

En faktura, der fremsendes som PDF-fil på en almindelig e-mail, anses ikke at opfylde kravene, hvorimod hvis PDF-filen (fakturaen) sendes med en signeret e-mail vil kravet være opfyldt.

En faktura, der sendes via fax, er principielt også en faktura der sendes ad elektronisk vej, men da fax grundlæggende bevarer sin autencititet med hensyn til fakturaudsteder (afsender) og integritet for så vidt angår indhold, anses for at opfylde bestemmelserne, hvorved forudsættes, at faxen er overført fuldstændigt med alle de informationer, der er gældende overførselstidspunktet, og at fakturaen og dens indhold ikke efterfølgende kan ændres, samt at faxen i øvrigt ikke er udskrevet på papir, hvor informationerne overtid kan forsvinde eller bliver ulæselige, fx. når en fax udskrives på lysfølsomt termopapir.

Ved fremsendelse af flere fakturaer ad elektronisk vej til samme registrerede kunde, kan oplysninger, som er fælles for de forskellige fakturaer, f.eks. sælgers og kundens navn og adresse, registreringsnummer, m.v., blot angives en gang, såfremt der for hver faktura er adgang til samtlige oplysninger, jf. bekendtgørelsens § 45, stk. 4.

Efter bekendtgørelsens § 45, stk. 5, skal virksomheder, der benytter elektronisk fakturering, opbevare beskrivelser af de systemer, herunder hardware og software, og de procedurer, der benyttes. Endvidere skal virksomheden opbevare kontrakter og certifikater som en del af beskrivelsen.

Efter bekendtgørelsens § 45, stk. 6, skal virksomheder, der anvender, udsteder eller modtager elektroniske fakturaer til brug for regnskabsførelsen, opbevare de elektroniske fakturaer i deres oprindelige form og format. Opbevaringen skal ske på en sådan måde, at kravene til ægthed og integritet stedse overholdes og sådan, at data ikke mistes helt eller delvis som følge af fejl, nedbrud eller andre driftsforstyrrelser. Dette gælder, uanset om data opbevares i virksomheden eller hos en tredjepart.