A.C.2.1.1.2.1 Pålæg om at føre logbog

Indhold

Dette afsnit handler om det fælles regelgrundlag, hvorefter Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR), kommunerne og Skatteforvaltningen kan pålægge en arbejdsgiver at føre daglige registreringer (logbog) over beskæftigede i virksomheden.

Afsnittet indeholder:

• Regler
• Hvem kan pålægges at føre logbog
• Pligten til at føre daglige registreringer
• Opfølgning
• Klage
• Manglende efterlevelse af et pålæg
• Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKAT-meddelelser mv. 

Regler

For at sikre at der sker registrering af alle ansatte i en virksomhed, kan Skatteforvaltningen, STAR og kommunerne pålægge en virksomhed at føre en såkaldt logbog.

Skatteforvaltningens hjemmel hertil findes i KSL (kildeskatteloven) § 86 A. STARs hjemmel findes i >§ 91, stk. 4, i lov om arbejdsløshedsforsikring mv.< og kommunernes i >§ 12 a, stk. 5, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område<.

En logbog skal på begæring forevises Skatteforvaltningen til brug for kontrollen, uanset hvilken myndighed, pålægget er udstedt af. Hjemlerne hertil findes i KSL § 86 A, stk. 2, for så vidt angår logbøger, der føres efter pålæg fra Skatteforvaltningen og STAR, og i SKL § 6 for logbøger, der føres efter pålæg fra kommunerne, da logbøger har karakter af almindeligt kontrolmateriale.

STAR og kommunerne har tilsvarende hjemmel.

Det er hensigten, at der er et myndighedssamarbejde mellem Skatteforvaltningen, STAR og kommunerne i forbindelse med, at der føres kontrol af et pålæg om logbog. Virksomhedens registreringer kan således blive kontrolleret af de tre myndigheder.

Hvem kan pålægges at føre logbog

Arbejdsgivere, der allerede har tilstrækkelig registreringer over de beskæftigede, fx i form af lønregistreringer, ansættelseskontrakter, ansættelsesbeviser mv., er ikke omfattet af bestemmelsen om at føre logbog.

Et pålæg kan gives til en virksomhed, der f.eks.

• har utilstrækkelige registreringer af virksomheder ansatte,
• har rod i lønningsbogholderiet
• beskæftiger sort (uregistreret) arbejdskraft
• medvirker til socialt bedrageri, eller
• omstændighederne i øvrigt taler herfor.

Myndighederne kan anvende hinandens kontroloplysninger i afgørelsen af, hvorvidt en virksomhed skal pålægges at føre logbog.

Et pålæg er en forvaltningsafgørelse

Bestemmelserne om udstedelse af pålæg og førelse af logbog findes i § 12 i Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings bekendtgørelse nr. 983 af 29. juni 2016. 

Under kontrolbesøget foretages mundtlig partshøring vedrørende myndighedens overvejelser om at pålægge virksomheden at føre logbog.

I de tilfælde, hvor indehaveren ikke antræffes ved uanmeldt kontrol i virksomheden, kan myndigheden skriftligt underrette indehaveren om overvejelserne om at give virksomheden et pålæg om at føre logbog inden den endelige afgørelse træffes. Indehaveren kan gives en frist på 1 uge til at komme med bemærkninger hertil. 

Et pålæg skal være skriftligt og indeholde en begrundelse og en klagevejledning med klageadgang.

Et pålæg gives for en periode på 12 måneder. Pålægget udløber automatisk efter periodens udløb. >Hvis der fortsat konstateres mangelfulde registreringer over beskæftigede inden udløbet af 12-måneders perioden, kan pålægget forlænges i yderligere 12 måneder. En forlængelse skal i givet fald meddeles skriftligt som en ny afgørelse.<

Hvis der ved et kontrolbesøg efter udløbet af 12-måneders perioden fortsat konstateres manglende registreringer af de beskæftigede, kan arbejdsgiveren på ny pålægges af føre logbog i en 12-måneders periode.

Da en afgørelse om pålæg om at føre logbog er rettet til virksomhedsejeren, bortfalder pålægget ved lukning, bortforpagtning eller overdragelse af virksomheden.

Pligten til at føre daglige registreringer

De nærmere regler for registrering i logbogen er indsat i § 12 i Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings bekendtgørelse nr. 983 af 29. juni 2016. Disse retningslinjer anvendes også ved pålæg udstedt af Skatteforvaltningen, se KSL (kildeskatteloven) § 86 A, stk. 1, og kommunerne, jf. >§ 12 a, stk. 5, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område<.

Registreringerne i logbogen skal

• iværksættes senest 3 hele hverdage efter, at arbejdsgiveren har modtaget det skriftlige pålæg
• foretages fra arbejdsdagens begyndelse og omfatte alle personer, der forventes at udføre arbejde i virksomheden den pågældende dag, også selv om der ikke udbetales løn for arbejdet, fx fordi de beskæftigede er på prøve, i aktivering, "hjælper til" eller er en medarbejdende ægtefælle.
• ajourføres hvis der i løbet af arbejdsdagen indkaldes yderligere personale eller vikarer, der skal indføres i logbogen inden de påbegynder arbejdet
• være fortløbende dateret og indeholde oplysninger for hver af de beskæftigede om navn og cpr.nr., arbejdstiden den pågældende dag og den ansattes løn (time/dag/uge/måned)
• opbevares i virksomheden og forevises på begæring
• opbevares i 5 år efter regnskabsårets afslutning.

Der må ikke rettes i logbogen. Hvis der skrives forkert, eller hvis en ansat ikke møder på arbejde som forventet, skal korrektion af registreringen i logbogen ske ved overstregning med en bemærkning i bemærkningsfeltet om, hvorfor korrektion er sket (syg, mødt senere, indkaldt mv.).

Registreringen kan være enten papirbaseret eller digital.

En papirbaseret registrering føres i en autoriseret logbog, som udleveres af den myndighed, der giver pålægget. Ved udleveringen udfylder myndigheden logbogen med oplysninger om virksomheden, og med oplysninger om hvornår pålægget har virkning fra, og hvornår pålægget udløber. Endvidere dateres og attesteres logbogen.

Hvis arbejdsgiveren foretrækker en digital løsning, skal der ske indberetning via en web-baseret tastselv løsning på www.skat.dk.

Opfølgning

Myndighederne kan til enhver tid kræve at få forevist en opdateret registrering over beskæftigede i virksomheden enten i forbindelse med et kontrolbesøg i virksomheden eller ved skriftlig anmodning om indsendelse af registreringer i en papirbaseret logbog for en nærmere angiven periode.

Hvis det ved en opfølgende kontrol konstateres, at virksomheden udarbejder sædvanlig dokumentation for et ansættelsesforhold og indberetter de ansatte i overensstemmelse med de gældende retningslinier, eller hvis der i øvrigt er grundlag herfor, kan den myndighed, der har givet pålægget om at føre logbog, ophæve pålægget før udløbet af 12-måneders fristen. Hvis dette forhold konstateres af en anden myndighed, end den der har givet pålægget, underrettes den udstedende myndighed herom, med henblik på en sådan vurdering.

En ophævelse skal i givet fald gives skriftlig, og ophævelsen skal noteres i logbogen i bemærkningsfeltet fra kontrolbesøg i virksomheden.

Klage

En klage har ikke opsættende virkning. Skatteforvaltningens afgørelse om pålæg om at føre logbog kan påklages til Skatteankestyrelsen. Se http://www.skatteankestyrelsen.dk/

En klage skal være modtaget i Skatteankestyrelsen senest 3 måneder fra modtagelse af afgørelsen.

Klage over afgørelser om at føre logbog fra henholdsvis STAR og kommunerne sendes gennem deres respektive klagesystemer.

Hvis et pålæg ikke følges

Den der undlader at følge et pålæg om at føre logbog, eller undlader på begæring at forevise registreringer i en logbog kan straffes med bøde.

En undladelse straffes af den myndighed, der har givet pålægget. Hvis undladelsen konstateres af en anden myndighed, underretter den konstaterende myndighed den udstedende myndighed herom.

Undladelsen af at følge et pålæg fra Skatteforvaltningen, kan straffes efter reglerne i KSL (kildeskatteloven) § 74, jf. lovens § 74 A. 

Oversigt over afgørelser, domme, kendelser, SKAT-meddelelser med videre

Skemaet viser relevante afgørelser på området: