J.A.11.5.9 Opbevaring af dokumenter og registreringer

Indhold

Kasinoer skal opbevare alle oplysninger og dokumenter, som kan have tilknytning til hvidvask af penge eller finansiering af terrorisme. 

Det kan eksempelvis være følgende

• transaktionens formål
• korrespondance med spilleren
• oplysninger om legitimationsdokumenter
• underskrevne dokumenter af ordregivende karakter (kontooprettelse m.v.).

Hvor meget der skal noteres og opbevares i den enkelte sag afhænger af forholdets kompleksitet. Oftest vil det være nok at opbevare oplysning om transaktionen eller henvendelsens formål.

I mere komplekse situationer vil de opbevarede oplysninger også kunne indeholde interne overvejelser og vurderinger. Det kan fx være oplysninger om, at transaktionen er vurderet lovlig og ikke giver anledning til yderligere, eller at transaktionen ikke på det foreliggende grundlag er mistænkelig, men at der skal være et skærpet opsyn med de efterfølgende transaktioner. Det kan også være, at det noteres, at transaktionen skal undersøges nærmere eller at der skal gives underretning til Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK).

Notater i forbindelse med undersøgelser af mistænkelige transaktioner hører til kasinoets interne arbejdsdokumenter som spilleren ikke har adgang til at gøre sig bekendt med.

Det er ikke altid den medarbejder, der har kontakt med spilleren som indberetter mistanken til Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK). Denne funktion varetages ofte af den hvidvaskansvarlige eller en ansvarlig medarbejder. Efter kasinoets forretningsgange skal medarbejderen typisk indberette en mistanke til den hvidvaskansvarlige eller den ansvarlige medarbejder, som herefter foretager de fornødne undersøgelser af mistanken og den eventuelle underretning til Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK). 

Hvis den ansvarlige medarbejder ikke deltager i undersøgelsen af den mistænkelige transaktion, vil det være hensigtsmæssigt, at den pågældende får underretning i hvert enkelt tilfælde, da denne skal føre kontrol med, at der foretages undersøgelser af mistænkelige transaktioner, at oplysninger om resultatet af disse undersøgelser opbevares på sagerne, og at der sker underretning af Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK), hvis mistanken ikke kan afkræftes på baggrund af undersøgelsen.

Se BEK nr. 466/2016 § 8.

Konkrete opbevaringsfrister

Legitimationsoplysninger

Kasinoet skal opbevare de registrerede identitets- og legitimationsoplysninger om en registreret gæst i mindst 5 år fra tidspunktet for gæstens besøg i kasinoet.

Oplysningerne inkluderer:

• navn
• adresse
• cpr-nummer eller lignende, hvis gæsten ikke har et cpr-nummer
• ankomststidspunkt
• andre informationer registreret, hvis der har været tvivl om gæstens identitet, og
• midlernes oprindelse, hvis påkrævet

Se BEK nr. 466/2016 § 2, § 6 og § 11, stk. 1.

Videoregistrering og videooptagelser

Videoregistreringen af en gæst i forbindelse med ankomst skal opbevares af kasinoet i 3 måneder, hvorefter optagelsen skal slettes.

Se BEK nr. 466/2016 § 11, stk. 2.

Videooptagelser af transaktioner

De transaktioner, som foretages ved vekselkasser på kasinoer og de transaktioner, som foretages af gæsterne ved spillebordene skal overvåges elektronisk. Se BEK nr. 466/2016 § 48.

Bemærk

Hvis optagelserne efter § 48 indgår i en klagesag, skal de opbevares i 2 år.

Se BEK nr. 466/2016 § 11, stk. 3

Dokumenter og registreringer vedrørende transaktioner

Dokumenter og registreringer vedrørende en gæsts transaktioner skal opbevares i mindst 5 år efter transaktionen gennemførsel. Det et krav, at de kan findes samlet.

Bemærk

Kravet om opbevaring i 5 år gælder også oplysninger og registreringer, herunder om gæsten er en politisk udsat person har  foretaget transaktioner i forbindelse med den løbende overvågning af gæstens aktiviteter, transaktioner og undersøgelser heraf.

Se BEK nr. 11, stk. 4.

Se også

• Afsnit J.A.11.5.7.3 Noteringspligten om noteringspligten